Архивное хранение документов. Будущее – за электронными архивами?

Объемы документов в любых организациях постоянно увеличиваются. Кроме бумаг работникам все чаще и чаще приходится иметь дело с электронными документами и мультимедиа-файлами. Архивное хранение электронных документов подразумевает ряд особенностей.

Электронный архив, что это

Обычные бумажные документы имеют несколько стадий, создание, а также хранение и уничтожение документов. В случае с электронным документооборотом документ перемещается в специальную базу-хранилище, где находится длительный срок. Обычно за работу с электронным документом на всех этапах отвечают специально разработанные программы или одно из нескольких стандартных средств, которые представлены сейчас на отечественном рынке ПО.

Организация архивного хранения документов в случае электронного документооборота может производиться как внутри самой организации, так и на серверах стороннего провайдера. Во втором случае обязанность по защите информации (резервное копирование, защита от вирусов и хакерских атак) берет на себя провайдер.

Создание электронного архива

Существует два способа создания электронного архива. Самый простой подразумевает только создание электронной картотеки документов. Однако минусы такого способа очевидны: мы не сможем найти документ по содержанию. Второй вариант создания электронного архива подразумевает не только электронную картотеку, но и сканирование всех документов с распознаванием текста. В итоге можно добиться, например, хранения бухгалтерских документов и поиска в базе данных одного конкретного платежного поручения или счета.

Кому нужны электронные архивы?

Электронные архивы необходимы в первую очередь тем предприятиям, которые очень велики, созданы давно и документоориентированы. В первую очередь это средние и крупные предприятия промышленности и ТЭК, а также финансовый сектор и государственные структуры. Затраты на создание электронного архива являются высокими, а целесообразность их не всегда оправдана.